Social Media

Prolog

Die Guideline ist Richtschnur für Ihre dienstlichen Social-Media-Aktivitäten. Dienstliche Aktivitäten sind diejenigen, die Sie offiziell im Namen von Fraunhofer und/oder unter Verwendung Ihrer Fraunhofer E-Mail-Adresse als Kontaktadresse unternehmen. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass Persönlichkeitsrechte (Meinungsfreiheit, freie Entfaltung der Persönlichkeit) nicht eingeschränkt werden und gleichwohl legitime Rechte und Bedürfnisse des Arbeitgebers oder Dritter (z. B. Kunden, Auftragnehmer, Rechteinhaber) beachtet werden. Zweck der dienstlichen Nutzung von Social Media sind Kommunikation und Informationsaustausch, nicht jedoch eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. In der Praxis sind die Übergänge von offiziell dienstlichen (Betreiben des offiziellen Twitterkanals Ihres Instituts), persönlichen-beruflichen (z. B. Kommunikation in XING über Ihr Profil als Fraunhofer-Mitarbeitende/r mit Fraunhofer E-Mail-Adresse) und rein privaten Aktivitäten (z. B. Facebook-Profil mit privater E-Mail-Adresse) häufig fließend. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie sich der unterschiedlichen Rollen, die Sie in Social-Media-Kanälen einnehmen, bewusst sind und Ihre Aktivitäten und Äußerungen entsprechend überprüfen.

Denn grundsätzlich sind Sie für jegliche Äußerung in sozialen Netzwerken selbst verantwortlich. Denken Sie daran, dass Inhalte (z. B. Texte, Bilder oder Videos), die einmal online gestellt werden, jahrelang abrufbar sind. Achten Sie deshalb bei der Nutzung von Social Media zur Erfüllung Ihrer dienstlichen Tätigkeit stets auf einen bewussten Umgang mit Inhalten und Daten. Für die private Nutzung weisen wir darauf hin, dass es für Dritte oftmals leicht ist, einen Bezug zu Ihrer dienstlichen Tätigkeit herzustellen.

Legen Sie offizielle Accounts oder Domains für das Institut nur an, wenn Sie entsprechend autorisiert sind, z. B. als PR-Referentin/PR-Referent, und stellen Sie dann sicher, dass der Zugang zum Account bei Stellen- oder Aufgabenwechsel übergeben wird. Sind Sie unsicher, ob Sie ggf. Rechte Dritter verletzen, holen Sie sich bei sachkundigen, internen Ansprechpartnern Rat.

Geltendes Recht beachten

Bei allen Social-Media-Aktivitäten, die Sie im Namen von Fraunhofer unternehmen oder bei denen Sie sich als Fraunhofer-Mitarbeiter/in zu erkennen geben, ist Folgendes zu beachten, um rechtssicher und erfolgreich im Social Web zu agieren:

Arbeitsrechtliche Pflichten

Auch bei der Online-Kommunikation gelten Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten weiter. Beachten Sie stets die Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten sowie von

Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen (z. B. Informationen zu geplanten und aktuellen Projekten, Akquisitionen, Kundenbeziehungen und anderen marktrelevanten Interna). Die Geheimhaltungsverpflichtung besteht auch über das Ende Ihres Arbeitsverhältnisses hinaus.

Arbeitsrechtliche Pflichten

Auch bei der Online-Kommunikation gelten Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten weiter. Beachten Sie stets die Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten sowie von

Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen (z. B. Informationen zu geplanten und aktuellen Projekten, Akquisitionen, Kundenbeziehungen und anderen marktrelevanten Interna). Die Geheimhaltungsverpflichtung besteht auch über das Ende Ihres Arbeitsverhältnisses hinaus.

Veröffentlichung von Forschungsergebnissen und Patentrecht

Bitte berücksichtigen Sie, dass auch eine Vorveröffentlichung von Forschungs- und Entwicklungsergebnissen bei Social-Media-Diensten schädlich für eine spätere Patentanmeldung sein kann.

IT-Sicherheit

Bestehende betriebliche Vorschriften der GBV »Grundsätze des IT-Einsatzes« und die IT-Benutzungsordnung gelten auch im Umgang mit Social Media. Nehmen Sie Rücksprache mit Ihrer IT-Administration, wenn Sie Software, Plug-ins oder

Add-ons installieren wollen. Besondere Vorsicht ist außerdem geboten bei Funktionen, die lokale Verzeichnisse auf Ihrem Rechner freischalten oder Kontakt- oder E-Mail-Adressen ins Internet an den Diensteanbieter übertragen.

Exportkontrolle

Bitte beachten Sie, dass auch die Weitergabe von Knowhow, Daten oder Software einen Technologietransfer darstellen und somit das Außenwirtschaftsrecht Anwendung finden kann.

Wir bitten folglich beim Technologietransfer die anwendbaren Vorschriften des nationalen und internationalen Außenwirtschaftsrechts zu beachten, insbesondere Genehmigungspflichten oder Verbote hinsichtlich der Güter (Waren, Technologie, Software) und der möglichen Endverwendung, da über das Medium Internet der Endverwender (Person, Land) unbekannt ist.

Näheres finden Sie in der Organisationsanweisung 2014/22/B8/O zur Exportkontrolle.

Datenschutz-, Urheber- und Markenrecht

Für alle online verwendeten Inhalte wie Texte, Grafiken, Fotos oder Videos müssen die passenden Verwertungsrechte vorliegen, entweder durch eigenes Material oder durch vorab eingeholte Zustimmung der Rechteinhaber (z. B. Autoren, Verlage, Fotografen). Achten Sie beim Zitieren aus Dokumenten auf eine korrekte Zitierweise unter Nennung der Autorin/des Autors. Nutzen Sie möglichst Links, wenn Sie auf fremde Inhalte verweisen.

Darüber hinaus benötigen Sie die Zustimmung von Personen, von denen Sie personenbezogene Daten wie z. B. Namen, Adresse, Telefonnummer an Social-Media-Dienste übermitteln, auch wenn diese in Texten oder Präsentationen enthalten sind.

Verlinkungen

Eine Verlinkung wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich als Werbung für Dritte angesehen. Es gelten daher die Ausführungen unten zur Werbung entsprechend. Das heißt, von offiziellen Fraunhofer-Accounts aus sollte sich eine Verlinkung auf solche Fälle beschränken, bei denen entweder zu Körperschaften des öffentlichen Rechts oder zu anderen gemeinnützigen Einrichtungen mit vergleichbaren ideellen Zielen verlinkt wird, oder bei denen die Verlinkung im ganz überwiegenden Interesse dazu dient, für Fraunhofer zu werben (z. B. positive Darstellung der Fraunhofer-Forschung, Beschreibung von Projektinhalten, Anfahrtsbeschreibungen).
 

Geltendes Recht beachten

Hashtags

Für Hashtags gilt: Gattungsbegriffe wie zum Beispiel #KünstlicheIntelligenz sind unkritisch. Produkt-Hashtags wie beispielsweise #IBMWatson sind problematisch, außer in dem entsprechenden Produkt wurde Fraunhofer-Technologie verbaut und die Erwähnung vom Vertragspartner vertraglich erlaubt.

Gewinnspiele

Fraunhofer finanziert sich überwiegend aus öffentlichen Mitteln und unterliegt daher dem Gebot der sparsamen und wirtschaftlichen Mittelverwendung. Die Mittel sind für die satzungsmäßigen Zwecke der Förderung von Wissenschaft und Forschung einzusetzen. Daher wird sich die Auslobung von Preisen bei Gewinnspielen durch Fraunhofer in der Regel auf Preise beschränken, die eher einen ideellen als einen materiellen Wert haben.

Werbung

Als gemeinnützige und zuwendungsfinanzierte Einrichtung betreibt Fraunhofer keine Werbung für Dritte. Ausnahmen sind dann denkbar, wenn der Dritte als Körperschaft des öffentlichen Rechts oder als gemeinnützige Einrichtung vergleichbare

ideelle Ziele verfolgt wie Fraunhofer. Abzugrenzen von der Werbung für Dritte sind außerdem solche Fälle, bei denen Fraunhofer ggf. unter Einbeziehung eines Dritten Werbung für sich selbst macht, also z. B. die Herausstellung der hervorragenden Forschungsleistung, die nun Eingang in ein Produkt gefunden hat.

Bildrechte

Bilder unterliegen als Lichtbildwerke (§ 2 Abs. 1 Nr. 5 UrhG) stets dem Schutz des Urheberrechts. Folglich verfügt ausschließlich der Urheber über die Verwertungsrechte (Recht zur Vervielfältigung, Verbreitung, Vorführung, öffentlichen Zugänglichmachung) an den Bildern (§ 15 UrhG). Daher muss zwischen der Verwendung fremder und eigener Bilder unterschieden werden. Während man bei der Verwendung fremder Bilder grundsätzlich eine entsprechende (ggf. gebührenpflichtige) Erlaubnis des Urhebers einholen muss (sog. Lizenz, § 31 UrhG), ist eine solche bei eigenen Aufnahmen nicht erforderlich.

Auch muss zwischen den fotografierten Objekten differenziert werden. Das Anfertigen von Aufnahmen von Gegenständen/Bauwerken ist aufgrund der Panoramafreiheit grundsätzlich unbedenklich, solange die Privatsphäre Dritter gewahrt wird. Vorsicht ist allerdings bei Kunst und Design geboten.

Sollten auf den Bildern Personen zu sehen sein, handelt es sich bei solchen Foto- bzw. Videoaufnahmen zugleich um personenbezogene Daten. Dies eröffnet zusätzlich den Anwendungsbereich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), was die Pflicht zur Einhaltung der entsprechenden Vorgaben nach sich zieht. Wie ein datenschutzkonformer Umgang mit Foto- und Videoaufnahmen aussieht, entnehmen

Sie bitte dem entsprechenden Leitfaden. Abrufbar unter:
https://info.fraunhofer.de/ueber-fraunhofer/gute-unternehmensfuehrung/datenschutz/Seiten/Datenschutz-bei-Foto-und-Videoaufnahmen.aspx

Nutzungsrechte und AGB der Social-Media-Dienste

Bringen Sie Inhalte wie Videos, Bilder, Texte oder Ähnliches in Social-Media-Dienste ein, räumen Sie mit der Zustimmung zu den AGB dem Anbieter des Dienstes oftmals weitgehende Nutzungsrechte zur Verbreitung ein. Videos und Bilder können also von allen Nutzern des Dienstes verlinkt, weitergeleitet oder kommerziell genutzt werden. Dies ist häufig unproblematisch, da es im Kontext von Social Media durchaus erwünscht ist, dass Inhalte weiter verbreitet werden. Das Urheberrecht bleibt in der Regel bei Ihnen. Es ist dringend angeraten, die Nutzungsbedingungen/AGB des jeweiligen Dienstes zu kennen und zu überlegen, ob Sie diesen zustimmen.

In sozialen Netzwerken lassen sich meist individuell Privatsphäreneinstellungen vornehmen, die den Zugang zu diesen Daten mehr oder weniger einschränken. Auch bei der Nutzung von Creative-Common-Lizenzen sollten Sie sich über die Nutzungsrechte informieren.
 

Netikette

Bieten Sie Mehrwert

Sie sind selbst Experte in Ihrem Arbeitsfeld. Nutzen Sie Ihr Wissen, um andere, insbesondere die Zielgruppen der Fraunhofer-Gesellschaft zu unterstützen. Bieten Sie Informationen aus Ihrem Fachbereich und Ihrem Arbeitsalltag.

Nehmen Sie am Dialog teil

Die Kommunikation in Social-Media-Kanälen ist immer als Dialog zu verstehen. Interessante Informationen, eine klare Sprache und Ihre persönliche Note ermuntern andere Nutzer, mit Ihnen in den Dialog zu treten. Sie und beteiligte Nutzer erreichen so eine für alle bereichernde vertiefende Auseinandersetzung mit Themen und Inhalten.

Geben Sie Fehler zu

Fehler passieren. Wichtig ist es, diese zuzugeben, zu korrigieren und das den anderen Nutzern transparent zu machen. Löschen Sie nicht einfach Äußerungen oder Inhalte, denn das weckt im Netz Misstrauen bei den anderen Nutzern. Ehrlichkeit und Authentizität zahlen sich im Netz aus und sichern Ihnen eine Reputation als vertrauensvoller Partner bei Kunden und Kollegen.

Respektieren Sie Wettbewerber und Kritiker

Höflichkeit und Respekt den Meinungen anderer gegenüber garantieren eine langfristige, vertrauensvolle Kommunikation und Zusammenarbeit in Social-Media-Kanälen. Machen Sie deutlich, dass Sie die Kritik wahrgenommen haben und reagieren Sie möglichst schnell darauf. Auf Social-Media-Plattformen werden unpassende und unterlassene Rückmeldungen zu kritischen Beiträgen von anderen Usern bemerkt und diskutiert. Das kann Ihnen, Ihrem Institut und der Fraunhofer-Gesellschaft einen Imageschaden verursachen. Verlorenes Vertrauen muss dann mühsam wieder aufgebaut werden.

Kommunizieren Sie offen und ehrlich

Bei der dienstlichen Nutzung von Social-Media-Angeboten im Außenraum sind Transparenz und Offenheit unerlässlich für den Aufbau vertrauens-voller Beziehungen. Grundsätzlich sind Sie für jegliche Äußerung in Social-Media-Umgebung selbst verantwortlich. Verstecken Sie sich daher nicht hinter einem Pseudonym oder vollkommener Anonymität – nennen Sie Ihren vollen Namen und machen Sie die Zugehörigkeit zu Ihrem Institut oder der Zentrale und ggf. Ihre Funktion deutlich. Von Beiträgen oder Kommentaren unter falschem Namen ist grundsätzlich abzuraten. Wenn Sie sich in öffentlichen Social Media Kanälen als Fraunhofer-Mitarbeiter zu einem beruflichen Thema äußern, schreiben Sie Ihre Meinung immer erkennbar aus der »Ich«-Perspektive und vermeiden Sie Formulierungen, die als Sicht der gesamten Fraunhofer-Gesellschaft oder Ihres Instituts wahrgenommen werden könnten. Offizielle Mitteilungen werden durch den Vorstand, die Institutsleitung, die Presseabteilung oderdurch das Marketing veröffentlicht.

Benutzen Sie das Fraunhofer-Logo und die Elemente des Corporate Design ausschließlich für Beiträge auf den Social-Media-Kanälen Ihres Fraunhofer-Institutes.

Das Posten des Logos oder Beiträge im Corporate Design auf ihrem privaten Kanal ist untersagt.